Витяг про несудимість для ВНЖ і візи: електронний чи паперовий, апостиль і переклад

Три кроки в такому порядку

Витяг. Його видає МВС, точніше служба єдиної інформаційної системи МВС. Замовити можна в Дії, на порталі МВС «Єдине вікно» (services.mvs.gov.ua) або через ЦНАП.
Апостиль. Ставить те саме МВС; МЗС цим з 2023 року не займається. Апостилюють лише паперовий оригінал.
Переклад мовою країни, куди подаєте. Його роблять після апостиля, бо перекласти треба і витяг, і сам апостиль.

Переставите кроки місцями, наприклад перекладете до апостиля або принесете на апостиль роздруківку електронного витягу, і доведеться починати спочатку.

Крок 1. Електронний чи паперовий

Електронний витяг з Дії приходить за кілька кліків, на ньому QR-код, цифрова печатка й підпис. За офіційним описом послуги апостиль і консульська легалізація для електронного витягу не передбачені. Апостиль МВС ставить на паперовий витяг, який замовляють окремо.

Плутанину створюють новини й інструкції на кшталт «витяг з апостилем тепер у Дії». Здебільшого в них не розмежовано, де йдеться про електронний документ, а де про паперовий. Людина обирає електронний, бо він швидший, і вважає, що апостиль «додасться автоматично». Потім з’ясовується, що апостиля на документі немає і на електронний його не ставлять. Паперовий замовляють заново, і строк та витрати набігають удруге.

Друге розходження з теорією стосується самого електронного документа. Документ з цифровим підписом установи мають визнавати, і формально визнають. Але в більшості установ, з якими я стикаюся, його приймають і водночас просять ще паперовий або влаштовують додаткову перевірку. Тому надійнішим лишається паперовий витяг з печаткою й апостилем.

Офіційні вимоги деяких країн електронний таки допускають. Держдепартамент США для імміграційних і K-віз визнає український витяг з QR-кодом оригіналом, IRCC Канади приймає кольоровий скан. Детальніше про ці випадки нижче. Але якщо ви не маєте письмового підтвердження від установи, що їй вистачить електронного, замовляйте паперовий з апостилем.

Скорочений чи повний. У скороченому є тільки відомості про судимість, у повному ще й про притягнення до кримінальної відповідальності та процесуальні обмеження. Більшість іноземних установ пишуть просто «довідка про несудимість» і тип не уточнюють. Держдепартамент США уточнює й вимагає для імміграційних і K-віз «ПОВНА версія, не СКОРОЧЕНА». Якщо у ваших вимогах про тип нічого не сказано, беріть повний. Скорочений можуть не прийняти, а людині, яку ніколи не притягали до відповідальності, повний нічого зайвого не покаже.

Попередні прізвища. Якщо прізвище чи ім’я змінювалося (шлюб, інша транслітерація), вкажіть це в заяві, інакше перевірка піде лише за поточними даними. Тоді іноземна установа побачить розбіжність між витягом і, скажімо, свідоцтвом про шлюб. Для імміграційних віз США в витязі мають стояти всі ПІБ, якими людина будь-коли користувалася, і Держдепартамент попереджає, що вписати їх у запит треба самому.
Місце народження пишіть так, як воно записане в документах, а не так, як місто називається зараз.

Скільки коштує і скільки чекати. На сторінці послуги написано «безоплатно», і формально це правда: адмінзбору за витяг немає ні для електронної форми, ні для паперової, так записано в Гіді з державних послуг. Проте паперовий витяг у Дії треба оплатити протягом 24 годин після замовлення, інакше заява не піде в роботу. Таблиці тарифів ні МВС, ні Дія не публікують, суму видно тільки на екрані оплати. На старті послуги у вересні 2025 року преса писала про 51 грн за паперове замовлення і 294 грн за доставку Укрпоштою. Перед оплатою зробіть скриншот розрахунку: іншого точного підтвердження, скільки і за що ви заплатили, не буде.

На сам витяг офіційно відведено до 30 календарних днів, на апостиль ще до 5. Дія уточнює, що без додаткової перевірки даних витяг готовий за 10 робочих днів.

Крок 2. Апостиль МВС

Офіційно паперовий витяг можна замовити в Дії чи «Єдиному вікні» одразу з апостилем і доставкою Укрпоштою або забрати в МВС на вул. Академіка Богомольця, 10. В оголошеннях це виглядає як одна кнопка, але на практиці процес рідко буває таким гладким, як його описують, і строки варто рахувати із запасом.

Строки найчастіше ламає особистий візит у МВС, коли треба забрати документ чи окремо подати заяву на апостиль. Приймають годину зранку й годину після обіду. Якщо саме тоді повітряна тривога, відключення світла чи профілактичні роботи в приміщенні, збирається жива черга, і людина з вулиці може просто не потрапити всередину. Про це дізнаєтеся вже на місці, а наступний приймальний день нічого не гарантує.

Держзбір, графік вікон і мої реальні строки по МВС зібрані в довіднику по чотирьох органах, там же є розділ про те, скільки днів закладати на київські реалії.

Електронного апостиля, як у Мін’юсту з його файлом ASiC-E, у МВС станом на жовтень 2026 немає.

Крок 3. Переклад після апостиля

Апостиль ставлять штампом або окремим аркушем, і він стає частиною документа так само, як сам витяг. Переклад, зроблений до апостиля, його не охоплює, тож доведеться перекладати ще раз або доперекладати. Перекладач перекладає і витяг, і апостиль та прошиває їх разом.

Хто має перекладати, український нотаріус чи присяжний перекладач у країні призначення, вирішує країна, а часто й конкретна установа. Одне можна сказати напевно: якщо установа пише «переклад присяжного перекладача», український нотаріальний переклад там, найімовірніше, не приймуть. Вимоги конкретних установ Польщі, Німеччини й Чехії зібрані в окремій статті про переклади.

Скільки витяг «живе»

Строк придатності встановлює установа, куди ви подаєте. Відлік іде від дати формування витягу, надрукованої в самому документі, і апостиль через два тижні чи переклад через місяць цю дату не зсувають.

Наприклад:

Чехія, довгострокова віза і довгострокове проживання: документи не старші за 180 днів, з перекладом чеською (МЗС і МВС Чехії). Апостиль на українських документах посольство Чехії в Києві й консульство у Львові не вимагають, підставою є договір про правову допомогу 2001 року.
Канада, IRCC: витяг з країни, де ви живете зараз, має бути виданий не раніше ніж за 6 місяців до подачі заяви. Для країни, де ви жили колись, діє інше правило: витяг має бути виданий після вашого виїзду звідти. Українцю, який уже живе, скажімо, у Польщі, свіжий український витяг для Канади може й не знадобитися.

Рахуйте від дати подачі (запис у консульство чи міграційну службу): відніміть тиждень на пересилання за кордон, кілька днів на переклад, строк на витяг з апостилем і запас на один зірваний візит, і отримаєте крайній день замовлення. Набагато раніше теж не замовляйте, бо до подачі витяг може застаріти.

Якщо ви вже за кордоном

Більшість онлайн-інструкцій написані так, ніби ви в Києві. Для тих, хто вже виїхав, варіантів три.

Замовити з-за кордону через Дію. Застосунок працює, якщо у вас підтверджений РНОКПП і біометричний документ. Але паперовий витяг доставляють лише по Україні, тож отримати його тут має хтось інший: родич, знайомий або представник.
Через консульство України в країні перебування. Це офіційний шлях для тих, хто живе за кордоном. Гаазька конвенція на документи консульств не поширюється, тому апостиль на консульську довідку не ставлять. Чи прийме її установа без апостиля, питайте в самій установі. Єдиної форми, тарифу і строку для всіх консульств немає, дивіться сторінку свого.
Через представника за довіреністю. Цей варіант описує й IRCC Канади: представник із нотаріальною довіреністю подає запит у Департамент інформатизації МВС. Простіше за все оформити довіреність у консульстві України. Апостиль їй не потрібен, але перед використанням її вносять до реєстру довіреностей в Україні. Довіреність місцевого нотаріуса, польського чи німецького, діятиме в Україні лише з апостилем тієї країни і нотаріальним перекладом українською, і на це теж потрібен час.

Хоч би який шлях ви обрали, у Києві з документом матиме справу хтось інший, тож усе з попереднього розділу про візити в МВС стосується і його.

Самому чи через мене

Самостійно це зробити можна, і офіційний маршрут описаний правильно. Різниця в деталях, яких в описі немає. Типова історія: людина вже отримала електронний витяг і тепер мусить замовляти паперовий, а до кінцевого строку подачі лишається все менше часу.

Маршрут у мене той самий, через МВС. У звичайному режимі витяг з апостилем виходить за 15 робочих днів і коштує 950 грн, терміново за 5 робочих днів і 3 200 грн. Документ на виході той самий, у ціну входять строк і те, що з МВС у Києві маю справу я.

Коли апостиль не потрібен або не діє

США і Канада апостиль не вимагають. Для імміграційних віз США потрібен електронний повний витяг з усіма ПІБ і переклад англійською. IRCC чекає кольоровий скан оригіналу і переклад із підтвердженням перекладача (certified translator або affidavit). Інструкцію саме вашої програми все одно перечитайте перед подачею.

З Польщею Україна має договір про правову допомогу, за яким офіційні документи звільнені від легалізації, а отже й від апостиля. Чи застосовує його конкретне воєводство до вашої процедури, краще уточнити в установі до подачі. Переклад польською договір не скасовує.

У країнах поза Гаазькою конвенцією, наприклад в Об’єднаних Арабських Еміратах, апостиль не діє, потрібна консульська легалізація. Документ засвідчують спершу в Україні, потім у консульстві країни призначення, а точний маршрут і збори називає посольство цієї країни. За моїм прайсом повний цикл легалізації витягу займає 20 робочих днів. Чи є країна серед учасників конвенції, видно в таблиці на сайті Гаазької конференції (hcch.net).

П’ять помилок, через які витяг роблять двічі

Помилка	Чим закінчується	Як правильно
Замовили в Дії електронний витяг, розраховуючи, що апостиль «додасться»	На електронний витяг МВС апостиль не ставить, паперовий замовляють заново	Для закордону одразу паперовий, з апостилем
Подали електронний, бо формально його мають визнавати	Установа приймає, але просить ще паперовий	Брати папір з апостилем, якщо установа письмово не підтвердила, що вистачить електронного
Замовили за пів року до подачі	Документ старший за дозволений строк	Рахувати від дати подачі назад
Переклали до апостиля	Апостиль лишається неперекладеним, переклад переробляють	Спершу апостиль, потім переклад обох
Не вказали попереднє прізвище	Розбіжність з іншими документами пакета	Вказати всі ПІБ, які змінювалися

Для колег по ринку

Бюро перекладів і консультанти часто отримують витяг від клієнта вже готовим. Перед тим як брати його в роботу, гляньте на дату формування: чи вкладається вона в строк країни призначення разом із вашим часом на переклад. Перевірте також, що це паперовий оригінал, а не роздруківка PDF з Дії, і що апостиль МВС на ньому вже стоїть. Інакше переклад доведеться переробляти, і клієнт запам’ятає це як вашу помилку.

Якщо апостиль ще не поставлено або клієнт за кордоном і в Києві документ забрати нікому, компонентні ціни на витяг, апостиль і легалізацію є у прайсі для партнерів.

Джерела, звірені в жовтні 2026: опис послуги в Дії та Гіді з державних послуг, повідомлення МВС про онлайн-замовлення паперового витяга (вересень 2025), вимоги Держдепартаменту США до українських документів, сторінки IRCC Канади про police certificate, вимоги МЗС і МВС Чехії для довгострокової візи, сторінки посольства Чехії в Києві й консульства у Львові. Як це відбувається на практиці — з моїх подач 2026 року.